Unidade Organizacional

As unidades organizacionais são também chamadas de departamentos, setores, estrutura hierárquica ou outra descrição que mais se aproxime a estrutura da empresa. As empresas normalmente se dividem em unidades organizacionais para melhor gerenciar as pessoas, responsabilidades e atribuições.

Antes de realizar o cadastro das unidades organizacionais, é necessário cadastrar os Níveis das unidades. Para isso clique sobre o botão e na tela exibida, clique sobre o botão , informe a quantidade de Dígitos que o nível terá e a Descrição que identifique o nível, em seguida clique sobre os botões e .

Caso deseja realizar a alteração de dígitos de um Nível com Unidade Organizacional vinculada, o sistema irá validar se A nova quantidade de dígitos deve ser suficiente para comportar as Unidades Organizacionais que já estão vinculadas ao nível atualizado, e também será verificada a quantidade de unidades organizacionais cadastradas no nível e o limite de códigos para relatórios possíveis, ou seja, se a quantidade de dígitos é 2 não será permitido cadastrar mais de 99 departamentos no nível por departamento. A seguinte mensagem será apresentada: Não é possível salvar, pois as Unidades Organizacionais cadastradas para o nível {0}, já atingiram o limite de dígitos permitidos para este nível.

Para cadastrar uma nova unidade organizacional, clique sobre o botão , na tela exibida insira o Código e Descrição que identifica a Unidade Organizacional. Informe no campo Descrição resumida o resumo da descrição da unidade organizacional para que facilite a identificação do mesmo em relatórios.

Por padrão o status de uma nova unidade organizacional estará como Ativo e será apresentada a Data do sistema operacional  como sugestão para o início da vigência. Se desejar, altere a Data e o Status. Sempre que ocorrerem alterações, uma nova Data poderá ser informada, assim o sistema manterá os históricos de vigências (início e fim) das informações cadastradas.

Exemplo

• Ao alterar algum dado da unidade organizacional e informar uma nova Data, inicia-se um novo período histórico que encerra o período anterior.

• Se uma nova Data não for informada, os dados alterados serão considerados como se fizessem parte da unidade organizacional desde a sua criação.

Ao desativar a linha de transporte (Status inativo), informe a Data fim da vigência.

Atenção

Caso houver uma mudança de status, e a unidade organizacional for inativada, todos os conceitos que utilizam a unidade organizacional permanecem ativos. Com a linha de transporte inativa, não é possível cadastrar quaisquer conceitos vinculados à mesma, no entanto, é permitido realizar alterações nos cadastros já existentes.

O Código para relatórios exibe um número que representa o nível da unidade organizacional que é exibido na emissão dos relatórios que utilizem o conceito de unidade organizacional. Este número somente é exibido após o cadastro da unidade organizacional.

Selecione qual o Nível que a unidade organizacional se encaixa, após selecione qual é a Unidade organiz. superior.

Atenção

A primeira unidade organizacional a ser cadastrada, deve ser a de 1º nível.

Selecione qual o Tipo da unidade organizacional:

• Normal - Unidades organizacionais hierarquicamente relacionadas a outras.

• Staff - Unidade organizacionais que representam um corpo de assistentes ou equipe de auxiliares. Designa funções acessórias dentro das organizações, que não possuem autoridade hierárquica sobre nenhuma área, apenas assessoram gerentes e/ou diretores com informações, pesquisas, etc.

Exemplo

Na seção Hierarquia selecione como será identificado o Gestor(es) da unidade organizacional.

Informe os dados que identifiquem o Endereço onde fica a unidade organizacional.

Caso deseje deixar alguma informação extra pertinente a unidade organizacional, insira a descrição desejada no campo Observação.

Além dos campos já existentes, é possível adicionar novos grupos e campos na Unidade Organizacional, para isto basta criá-los na funcionalidade Informação Adicional.

É possível Importar/Exportar dados das ocorrências. Para isso, clique sobre os botões (Importar) / (Exportar) respectivamente.

É possível realizar a exclusão coletiva de informações, através da importação de um arquivo em formato .TXT na opção (Exclusão Coletiva). Esta opção é utilizada nos casos de inclusões de informações indevidas que precisam ser estornadas, principalmente nos momentos de implantação do sistema.

Clique em (Salvar) para Gravar, (Salvar e Novo) para Salvar e Iniciar Um Novo Cadastro, (Excluir) para Excluir,  (Duplicar) para Duplicar e em (Cancelar) para Cancelar o cadastro da unidade organizacional.