Conteúdo do Tutorial

1. Como Realizar uma Homologação Digital com Facilidade?
2. Premissas
3. Agendamento da Homologação
4. Comunicação da Reunião
5. Kit Demissional
6. Reunião Virtual e Feedback
7. Acompanhe os Processos
8. Conclusão

Como Realizar uma Homologação Digital com Facilidade?

O Gen.te Homologa é uma solução que automatiza e gerencia todo o processo de homologação, oferecendo diversas vantagens para as empresas, como redução do tempo e do esforço, garantia da conformidade e melhoria da experiência do colaborador.

Este tutorial ensinará como fazer uma homologação totalmente digital no Gen.te Homologa, orientando como podem ser feitas as configurações e os passos para a conclusão do processo de desligamento.

Premissa

Para dar início a realização desta configuração verifique, na funcionalidade Configurar Permissões, se existe o acesso ao módulo Gen.te Homologa.

Além disso, certifique-se de cadastrar sua assinatura e carimbo antes de iniciar uma homologação. O sistema irá guiá-lo nesse processo.

Agendamento da Homologação

O primeiro passo é agendar a reunião de homologação. Para isso, acesse Homologação no menu lateral, e o submenu Agendamento.

Depois, identifique o colaborador que será homologado na lista e clique em para abrir o processo.

Em Ações, selecione o Tipo de Homologação - FIT - Funcionário. Em seguida, escolha o dia e horário em que será feita a reunião e o analista que irá conduzi-la. Por fim, clique em .

Para o Tipo de Homologação - Assinatura de documentos, basta escolher a data para envio de um e-mail que conterá todos os passos para assinatura dos documentos sem necessidade da realização de uma reunião. Caso essa opção seja escolhida, os próximos passos não se fazem necessários.

Comunicação da Reunião

Após agendar a reunião, realize os preparativos para a Homologação comunicando o colaborador sobre a reunião. Para isso, acesse no menu lateral Homologação, submenu Pré-Homologação.

Da mesma forma que na etapa anterior, identifique o colaborador e clique em para abrir o processo.

Em Ações, envie uma mensagem formalizando o agendamento da reunião com o colaborador por SMS, E-mail ou Whatsapp.

Após enviar o SMS, E-mail ou Whatsapp, clique em para concluir.

Clique em para sinalizar que o colaborador pode iniciar a próxima etapa: Homologação.

Kit Demissional

Neste momento, ocorre a importação e validação dos documentos de desligamento para a assinatura posterior do funcionário. Para realizar, escolha no menu lateral Homologação, submenu Homologação.

Identifique o colaborador na lista de processos e clique em .

Em Ações, aparecerão os documentos importados para essa rescisão, para validação e posicionamento das assinaturas virtuais.

Clique em Documentos Pré para adicionar a documentação. Para importar documentos diretamente do computador, clique em .

O tipo dos documentos enviados são reconhecidos por meio de uma tecnologia OCR, capaz de identificá-lo.

Ao clicar no botão , serão importados automaticamente os documentos de rescisão emitidos pela Suíte Gen.te:

• Termo de Rescisão

• Holerites

• Relatório de Médias

• Relatório de Cartão de ponto do último mês trabalhado

• Carta de Apresentação

• Ficha de colaborador

Ao voltar para Ações, os documentos estarão listados. Utilize as checkbox Assinar e Baixar para sinalizar que o documento deve ser assinado e baixado na reunião de homologação com o colaborador.

Após importar os documentos, clique em para sinalizar que todos os documentos já foram importados.

Após isso, aparecerá que os documentos foram validados.

Clique em para sinalizar que o colaborador pode iniciar a próxima etapa: Videoconferência.

Reunião Virtual e Feedback

O funcionário receberá um link para realizar a videoconferência que ficará disponível da data a agendada, próximo ao horário marcado. Para realizar a reunião, acesse o menu lateral Homologação, submenu Videoconferência.

Em seguida, identifique o colaborador e abra seu processo em .

Em Ações, você terá acesso às abas Documentação, Videoconferência e Status.

Em Documentação, estará listado todos os documentos validados na etapa anterior. Eles também podem ser gerenciados nesse momento.

Na parte de Videoconferência, você encontrará todos os recursos necessários para a reunião online de homologação. Acesse a vídeo chamada através do botão .

O colaborador acessa a reunião colocando seu CPF e data de nascimento para validar.

A reunião é conduzida pelo Google Meet e, no momento em que os documentos serão assinados, o analista libera a coleta de assinaturas dos documentos através da opção Liberar Coleta de Assinatura.

O colaborador tem acesso a um menu através da plataforma que está realizando a reunião em que acessará para assinar os documentos virtualmente.

Após concluir as assinaturas, clique em Ver Assinatura Coletada.

Depois, valide as assinaturas coletadas.

Caso seja necessário, comentar alguma ressalva durante a reunião, utilize o campo de Ressalvas.

Por fim, em Status, responda se o processo foi realizado com sucesso.

Se a videoconferência não for concluída com sucesso, o desligamento passa para a etapa Retorno, para que possa ser realizada novamente ou arquivada.

Para acessar, vá ao menu Homologação, submenu Retorno.

Em seguida, identifique o colaborador e abra seu processo em .

Em Ações, visualize os motivos de retorno e selecione para realizar uma nova tentativa de homologação ou arquivar este processo.

Acompanhe os Processos

Para ter uma visão analítica dos processos de homologação acesse o Dashboard no menu lateral, clicando em Processos.

Através do Dashboard, é possível visualizar informações importantes sobre as homologações e desligamentos realizados como: processos por mês, quantidade de homologações para o dia e o SLA de atendimento.

Simples, eficiente e totalmente digital!

Conclusão

Em conclusão, o tutorial mostrou de forma abrangente o processo de homologação, desde a configuração inicial de permissões até o acompanhamento analítico por meio do Dashboard. Os passos detalhados envolvem agendamento, comunicação, importação de documentos, videoconferência e feedback, proporcionando uma abordagem completa para garantir o sucesso no desligamento de colaboradores. O sistema oferece uma integração eficiente, guiando os usuários em cada etapa, e o Dashboard fornece insights valiosos para monitorar e otimizar os processos de homologação.